Verslaglegging en communicatie

Er is een aantal zaken waar een vereniging rekening mee dient te houden bij het vastleggen, opslaan en delen van ontwikkelgesprekken door middel van bijvoorbeeld formulieren voor ontwikkelgesprekken. Daarnaast is het goed om na te denken over hoe je dit proces zo transparant mogelijk kunt vormgeven en communiceren.

Verslaglegging

Het is goed om na te denken over de verslaglegging van individuele ontwikkelgesprekken. Doe je dit wel of niet, is dit dan onderdeel van een spelervolgsysteem? Maak je gebruik van een fysiek formulier of een digitaal formulier of misschien zelfs wel een app. Wie vult het formulier in? Wie is verantwoordelijk voor de verslaglegging? De trainer, speler of beiden?

Delen van verslagen

Bij het delen van verslagen is het goed om rekening te houden met de AVG regels. Denk dus na over met wie de verslagen binnen de vereniging gedeeld worden (en/of toegankelijk zijn) zoals HO, coördinator, technische commissie en of de speler/ouders toestemming hebben gegeven voor het delen van deze informatie. Ook is het goed om na te denken over of en hoe de verslagen met de speler (en/of zijn/haar ouders) gedeeld worden en of zij de mogelijkheid moeten hebben om nog opmerkingen te maken over het verslag. Je kunt immers iets verkeerd hebben geïnterpreteerd.

Privacy De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is van kracht. Sinds 25 mei 2018 hebben ook voetbalverenigingen te maken met de strengere regels rond het verwerken van persoonsgegevens.

Opslaan van verslagen

Ook bij het opslaan van verslagen is het verstandig om je te verdiepen in de AVG-regels. Maak ook afspraken over hoe lang verslagen worden opgeslagen en wat er na die tijd mee gebeurt. Wat zijn de afspraken als een lid stopt of naar een andere vereniging gaat? Mag het lid de verslagen dan opvragen en meenemen naar zijn/haar nieuwe vereniging?

Is de veiligheid van het systeem, digitale omgeving en/of computers goed geregeld bij het opslaan van gegevens?

Communicatie

Zorg dat het proces rondom individuele ontwikkelgesprekken transparant en duidelijk is. Informeer jeugdspeler en ouders hierover bijvoorbeeld op de site, als ze lid worden of op het moment dat ze in een leeftijdsgroep komen waarin wordt gebruikgemaakt van individuele ontwikkelgesprekken en verslaglegging daarvan. Om dit hele proces, en vooral het gesprek met de speler, optimaal te laten verlopen is communicatie een cruciale factor. Door ten aanzien van dit proces duidelijke keuzes te maken en deze vast te leggen inclusief planning, ontstaat een duidelijke procesbeschrijving.