Nieuwe privacywet: ‘Laat zien dat je bezig bent en volg het stappenplan!’

Ruud Scheper
KNVB Media
30 april 2018, 15:00

Bij FC Lisse zijn ze volop aan de slag met de AVG. - Foto: KNVB Media

Eind mei wordt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen door een privacywetgeving die geldt in de gehele Europese Unie (EU): de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze wet versterkt de positie van de mensen van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Organisaties die persoonsgegevens verwerken, waaronder dus voetbalclubs, krijgen meer verplichtingen om op een juiste manier om te gaan met deze gegevens.

Concreet houdt dit in dat verenigingen moeten opschrijven hoe zij omgaan met persoonsgegevens van hun leden, vrijwilligers en fans. Met deze documentatieplicht kunnen clubs aantonen dat zij voldoen aan de AVG.

‘Niets doen is geen optie’

Bij FC Lisse zijn ze er volop mee aan de slag. Maar alles al optimaal geregeld? Ernst-Jan Reinerie schudt zijn hoofd. Nee, dat is ook bij zijn verenging nog niet het geval. “Maar dat is niet zo erg”, stelt hij. “Het belangrijkste is dat je laat zien dat je er mee bezig bent. Ik geloof niet dat de wereld vergaat op 25 mei, dat er ineens torenhoge boetes worden uitgedeeld. Maar het is wel zaak om er mee aan de slag te gaan. Niets doen is geen optie.”

Wanneer je het stappenplan doorloopt wordt je op een laagdrempelige manier gaandeweg meegenomen. Het is het beste hulpmiddel dat er is

De tweede tip die Reinerie geeft is al net zo concreet. “Pak het stappenplan erbij.” Hij doelt daarmee op het sportspecifieke stappenplan dat NOC*NSF heeft ontwikkeld in samenwerking met Stichting AVG. “Wanneer je dat stappenplan doorloopt wordt je op een laagdrempelige manier gaandeweg meegenomen door de materie. Dat stappenplan is het beste hulpmiddel dat er is. En dan geldt vervolgens natuurlijk ook dat je de stappen moet gaan uitvoeren.”

'Stappenplan AVG voor sportclubs' helpt bij voldoen AVG 'Stappenplan AVG voor sportclubs' helpt bij voldoen AVG Het speciale stappenplan helpt clubs om te voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Inventarisatie

De eerste stap die een vereniging volgens dat stappenplan moet zetten, bestaat uit een inventarisatie waar de persoonsgegevens liggen; waar staan ze en hoe wordt er mee omgegaan? En dat is vaak niet alleen bij de ledenadministratie, waarschuwt Reinerie. “Maar ook op andere plekken zoals bij talentvolgsystemen, bij formulieren op de websites, bij teamindelingen of wanneer je als club op een jeugdkamp gaat en er zelfs medische gegevens worden verstrekt. Dat laatste – de medische gegevens - speelt ook bij de selectieteams; die groepen zijn extra kwetsbaar. Om die bijzondere persoonsgegevens te mogen gebruiken, moet je aan extra voorwaarden voldoen.”

De eerste stap van het stappenplan is een inventarisatie waar de persoonsgegevens liggen

Vervolgens kom je terecht op verschillende domeinen, die binnen de club verdeeld kunnen worden. Het juridische deel gaat over de vraag: hoe ga ik met de gegevens om en waarvoor worden ze gebruikt? “Dat moet je inzichtelijk maken op je website en bijvoorbeeld ook op een aanmeldingsformulier.” Een ander vlak bevindt zich op het gebied van de ICT. “Vrijwel niemand heeft een laptop van de club”, weet Reinerie. “Maar degenen die zich binnen de club bezighouden met persoonsgegevens moeten er wel voor zorgdragen dat de hardware goed beveiligd is en niet gemakkelijk gehackt kan worden.”

Toegang tot de gegevens

Een ander domein is de organisatorische procedure. Wie heeft er allemaal toegang tot de gegevens en is dat wel echt nodig? “We kwamen erachter dat er bij ons zo’n tweehonderd mensen toegang tot persoonsgegevens hadden, op wat voor manier dan ook. Een groot aantal ja, dat vonden wij ook. Daarom houden we dat nu nog eens kritisch tegen het licht. Hoe minder mensen toegang hebben hoe beter het is. Maar het moet ook wel gewoon werkbaar blijven.”

Het laatste vlak zijn de mensen uit de vereniging zelf. “Dat gaat over de vraag: Hoe zorg je ervoor dat de mensen zich ervan bewust zijn dat ze op een voorzichtige manier omgaan met de gegevens? Maar het gaat ook over het communiceren over de mail. Zorg dat niet alle e-mailadressen zichtbaar zijn van degenen waar de mailing naar verstuurd wordt.”

Publiceren van foto’s

Het publiceren van foto’s zorgt voor een ander lastig onderdeel uit de nieuwe wetgeving. In principe moet iedereen die op een foto komt, daar expliciet toestemming voor geven. Maar daarmee stuit de club op praktische bezwaren. “Je kunt dat niet altijd aan iedereen vragen, zeker niet in het heetst van de strijd”, vertelt Reinerie. Maar vooraf vragen is ook geen optie, benadrukt hij. “Want hoe houd je dan bij wie er niet op de foto willen. In een kinderdagverblijf met twintig kinderen lukt dat misschien nog wel, maar bij een voetbalclub is dat toch heel anders. Praktischer is het dan misschien om te zeggen; ‘deze foto is voor de website’. Degene die er niet op wil, doet dan vanzelf een stap opzij.”

Dat het niet altijd helemaal volgens de letteren van de wet kan, daar ontkom je bijna niet aan

Als er een ding duidelijk wordt uit het verhaal, dan is het wel dat het bijna ondoenlijk is om alles perfect te regelen. Reinerie knikt. “Dat klopt. Maar het is een inspanningswet. Dat wil zeggen dat je moet laten zien dat je op een goede manier met de privacy omgaat, dat je passende maatregelen treft. Dat dat niet altijd helemaal volgens de letteren van de wet kan, daar ontkom je bijna niet aan. Maar je moet in ieder geval je best hebben gedaan om het in goede banen te leiden.”

Privacy Privacy Alle informatie over de AVG en tips om ermee aan de slag te gaan vind je op KNVB Assist Bestuurders.

Gerelateerd nieuws

Laatste artikelen

Om je bezoek aan onze websites optimaal te laten verlopen, maken wij gebruik van cookies. Cookies om het verkeer over onze sites te analyseren en cookies om (advertentie)inhoud te personaliseren en sociale media content aan te bieden. Natuurlijk vinden wij je privacy belangrijk, daarom kun je deze cookie-instellingen zelf beheren. Hoe wij omgaan met de gegevens die op basis van de geplaatste cookies verkregen zijn, leggen wij uit in onze cookie- en privacyverklaring.