Privacy

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is van kracht. Sinds 25 mei 2018 hebben ook voetbalverenigingen te maken met de strengere regels rond het verwerken van persoonsgegevens. Daardoor is het voor clubs zaak om de zaken rond deze nieuwe privacywet op orde te hebben. Daar is het nooit te laat voor. Het speciale stappenplan helpt hierbij.

Organisaties hebben meer verplichtingen om op een juiste manier om te gaan met gegevens van personen

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is vervangen door een privacywetgeving die geldt in de gehele Europese Unie (EU): de AVG. Deze wet versterkt de positie van de mensen van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Organisaties die persoonsgegevens verwerken, waaronder dus voetbalclubs, hebben meer verplichtingen om op een juiste manier om te gaan met deze gegevens. Concreet houdt dit in dat verenigingen moeten opschrijven hoe zij omgaan met persoonsgegevens van hun leden, vrijwilligers en fans. Met deze documentatieplicht kunnen clubs aantonen dat zij voldoen aan de AVG.

Onderneem stappen

Bedenk hoe jouw club omgaat met de persoonsgegevens van betrokkenen en schrijf dit op

Als sportclub is het zaak om hier serieus mee om te gaan. Ook ná de inwerkingtreding van de wet kun stappen ondernemen om te voldoen aan de AVG. Of in elk geval aan te tonen dat je als club bereid bent de zaken op orde te hebben. Bedenk hoe jouw club omgaat met de persoonsgegevens van betrokkenen. Houd rekening met bestaande rechten als het recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering. Maar houd ook alvast rekening met nieuwe rechten, zoals het recht op dataportabiliteit. Bij dit recht moet je ervoor zorgen dat betrokkenen hun gegevens makkelijk kunnen krijgen en vervolgens kunnen doorgeven aan een andere organisatie, als ze dat willen. Documenteer ook welke persoonsgegevens jouw club verwerkt en met welk doel je dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie je ze deelt. Vergeet ook niet dat derde partijen mogelijk over gegevens van jouw leden beschikken, zoals organisaties die de contributie incasseert. Verengingen hoeven overigens niet bang te zijn dat er direct hoge boetes uitgedeeld worden wanneer de zaken rond de privacywet niet direct geheel op orde zijn. Justitieminister Sander Dekker: "Als je er nu mee bezig bent, zal het echt niet zo zijn dat op 26 mei de autoriteit op de stoep staat bij een voetbalclub. Als grote bedrijven er met de pet naar gooien en jouw of mijn gegevens op straat liggen, dan heb je echt een probleem.”

  • Minister Dekker: "Als je er nu mee bezig bent, zal het echt niet zo zijn dat op 26 mei de autoriteit op de stoep staat bij een voetbalclub. Als grote bedrijven er met de pet naar gooien en jouw of mijn gegevens op straat liggen, dan heb je echt een probleem.”

Sportlink

Sportlink is bijvoorbeeld zo'n organisatie die over gegevens van leden beschikt en dient vanuit deze rol helder te maken wat het doet om de privacy van persoonsgegevens te borgen. Vaak wordt hierbij gesproken over een ‘bewerkersovereenkomst’ of ‘verwerkersovereenkomst’. Sportlink heeft al haar apps inmiddels voorzien van functies en uitleg over de bewaking van de privacyaspecten. Tevens zijn in de Sportlink voorwaarden alle aspecten van de zogenoemde bewerkersovereenkomst al opgenomen. De KNVB en een bij de KNVB aangesloten club hoeven dus onderling, voor wat betreft het over en weer verstrekken van (persoons)gegevens via de systemen van Sportlink, geen be- of verwerkersovereenkomst te sluiten. Deze verstrekkingen worden namelijk niet beschouwd als verstrekkingen aan derden in de zin van privacywetgeving.

Stappenplan

Het ‘Stappenplan AVG voor sportclubs’ is een hulpmiddel om te voldoen aan de AVG

De KNVB staat verenigingen bij om hen klaar te maken voor de nieuwe privacywet. Via een aantal artikelen wordt er nader ingegaan op specifieke aspecten van de AVG. Daarnaast heeft NOC*NSF in samenwerking met Stichting AVG een sportspecifiek stappenplan ontwikkeld. Deze digitale tool neemt je mee in de acties die je dient te ondernemen op het vlak van bijvoorbeeld ICT, interne procedures en contracten. Het ‘Stappenplan AVG voor sportclubs’ is een hulpmiddel om te voldoen aan de AVG. 

Het stappenplan biedt geen garantie dat na het doorlopen van de stappen de vereniging daadwerkelijk voldoet aan de AVG. De KNVB is dan ook op geen enkele manier aansprakelijk voor eventuele negatieve gevolgen die zouden kunnen ontstaan uit het volgen van het stappenplan.

Clubs die gebruik willen maken van het stappenplan hebben een vouchercode nodig. Deze kun je aanvragen bij afdeling verenigingsadvies van jouw district. Gebruik hiervoor de emailadressen onderaan deze pagina.

Stappenplan AVG voor sportclubsVraag een vouchercode aan bij afdeling verenigingsadvies van jouw district. Klik op 'Vouchercode inleveren', voer jouw vouchercode en gegevens in. Hierna ontvang je een mail met een usernaam en wachtwoord.

Na het doorlopen van het stappenplan kun je een AVG-verklaring aanvragen bij Stichting AVG. Dit is een zelf-verklaring. Je verklaart hiermee zelf dat jouw vereniging het stappenplan heeft doorlopen en acties heeft ondernomen. Stichting AVG bekijkt alleen of het stappenplan is ingevuld. Zij doet geen inhoudelijk onderzoek of de stappen juist zijn gevolgd. Jouw vereniging is en blijft zelf verantwoordelijk om te (blijven) voldoen aan de AVG.

Uit de praktijk

FC Axel loopt voorop met eigen AVG-dossierFC Axel ging gelijk aan de slag met de AVG en heeft zijn zaken inmiddels goed op orde. De club deelt graag zijn tips en ervaringen. Nieuwe privacywet: ‘Laat zien dat je bezig bent en volg het stappenplan!’Bij FC Lisse zijn ze volop aan de slag met de AVG. Lees hoe de club stap voor stap te werk gaat om zo goed als mogelijk te voldoen aan de nieuwe privacywet.

Modelcontracten en Q&A

Om een goede basis te leggen voor het regelen van privacyzaken op jouw club, zijn er modelcontracten beschikbaar. Deze documenten bieden richtlijnen om belangrijke onderwerpen goed vast te leggen. Ze kunnen door verenigingen worden aangepast om beter aan te sluiten bij de eigen situatie. Ook het document met antwoorden op veelgestelde vragen is voor veel verenigingen bruikbaar. Aan de modelcontracten en de veelgestelde vragen kunnen geen rechten worden ontleend.

Trainingen, workshops en webinars

De AVG invul-workshop helpt clubs om gemakkelijker de verschillende AVG-stappen te doorlopen en in te vullen. In mei worden diverse workshops aangeboden. Daarnaast krijg je met de gratis webinar van stichting AVG voor Verenigingen je een duidelijk beeld van de nieuwe privacywet en hoe je daar op relatief eenvoudige wijze aan kunt voldoen. 

Workshop hulp bij invullen AVGIn één dagdeel begeleiden AVG-professionals je om snel te kunnen voldoen aan de eisen van de AVG. Via een invulhulp-workshop is het veel gemakkelijker om de verschillende AVG-stappen te doorlopen en in te vullen.Webinar AVG voor verenigingenMet de gratis webinar van stichting AVG voor Verenigingen krijg je een duidelijk beeld van de nieuwe privacywet en hoe je daar relatief eenvoudig aan kunt voldoen. Bekijk het hier.

Artikelen

Privacy: wat is dat?Om te begrijpen hoe je de regels rond de privacywet naleeft, is het handig om enkele basisbegrippen te kennen. De belangrijkste begrippen worden toegelicht.

Overzicht krijgen met het verwerkingsregisterEen verwerkingsregister komt van pas bij het stapsgewijs controleren van het privacybeleid binnen de club. Er wordt onder andere ingegaan waarom je als vereniging een dergelijk register moet bijhouden.InformatiebeveiligingAls club heb je de plicht om gegevens te beveiligen en in dit artikel lees je hoe je dat het beste kunt doen.Privacyverklaring en het vragen van toestemmingAls clubs ben je verplicht om betrokkenen te informeren over de manier waarop je omgaat met hun persoonsgegevens. Daarnaast mogen gegevens slechts in bepaalde gevallen worden verwerkt. Regels rond marketing en online publicatieIn dit artikel wordt nader ingegaan op bijvoorbeeld het SPAM-verbod, de regels voor het delen van contactgegevens met bijvoorbeeld sponsoren en de regels voor social media gebruik.

Leden helpen met wijzigen persoonsgegevensIndien de gegevens van het kind gewijzigd moet worden kan dit door de ouder / verzorger gedaan worden. Op de website van Sportlink staat hoe je als club kunt helpen.Persoonlijke instellingen wijzigen leden onder 16 jaar Hoe je de gegevens kunt wijzigen lees op de website van Sportlink.

Vraag vouchercode aan

West I Verenigingsadvies

West II Verenigingsadvies

De medewerkers verenigingsadvies beantwoorden eventuele vragen zo snel mogelijk.

Noord Verenigingsadvies

De medewerkers verenigingsadvies beantwoorden eventuele vragen zo snel mogelijk.

Oost Verenigingsadvies

De medewerkers verenigingsadvies beantwoorden eventuele vragen zo snel mogelijk.

Zuid verenigingsadvies

Voor vragen over verenigingsadvies in de districten Zuid I en Zuid II kunnen verenigingen een mail sturen. De medewerkers verenigingsadvies beantwoorden de vraag zo spoedig mogelijk.


Terug naar boven