Met de vrijwilligersmodule van Sportlink vult BVCB eenvoudig de openstaande diensten op de club

BVCB gebruikt Club.Vrijwilligers voor vaste taken die (bijna) wekelijks gedaan moeten worden. - Foto: BVCB

Al zes jaar maakt BVCB gebruik van de vrijwilligersmodule van Sportlink, Club.Vrijwilligers. Leden en ouders kunnen zich via de Voetbal.nl app heel eenvoudig inschrijven voor openstaande vrijwilligerstaken, zoals bardiensten. “Zeker voor die vaste taken werkt het heel goed. Op zaterdag zijn nu 99,9 procent van onze bardiensten gevuld’’, zegt verenigingsmanager Ed Hulshof.

Dat was in het verleden wel anders, herinnert hij zich. De barcoördinator deelde toen teams in die zelf moesten zorgen voor spelers of ouders die de diensten draaiden. Hulshof: “Trainers die zich toch al zoveel inzetten voor de club, moesten dan ook nog op zoek naar barpersoneel. En vaak zag je dat het steeds dezelfde spelers of ouders waren die zich opgaven. Dat wilden we niet meer. We willen dat iedereen zich inzet voor de vereniging. Nu moeten alle leden of ouders zich verplicht twaalf uur per jaar seizoen inzetten voor de club. Wie dat niet doet, krijgt een afkoopfactuur van 125 euro.”

Dat zijn per jaar zo’n 250 mensen. De rest van de in totaal 1200 leden doet voldoende vrijwilligerswerk voor BVCB. ‘Vaste’ vrijwilligers, zoals trainers, commissieleden, coördinatoren en scheidsrechters worden vrijgesteld van inschrijving via de Voetbal.nl app. Zij komen makkelijk aan die twaalf uur per jaar. Van de rest wordt via de app bijgehouden hoeveel diensten ze hebben gedraaid. Wie niet aan de twaalf uur komt, moet naar rato betalen aan het eind van het seizoen.

Gekoppeld aan Voetbal.nl app

Club.Vrijwilligers is een extra module van Sportlink die clubs kunnen aanschaffen. De module is gekoppeld aan de Voetbal.nl app. De taakbeheerder(s) van de vereniging kan alle taken en roosters in de app zetten. Leden of ouders kunnen zich via de app inschrijven voor diensten. Ook kan de beheerder nieuwsberichten sturen via de app. “Het voor het eerst inregelen van het systeem is wel een flinke klus. En ook het blijven vullen van de roosters is wat werk. Je kunt de diensten vijf maanden vooruit plannen en in de app zetten. Maar nu het eenmaal loopt, plukken we als vereniging de vruchten van het systeem’’, zegt Hulshof.

BVCB gebruikt Club.Vrijwilligers voor vaste taken die (bijna) wekelijks gedaan moeten worden. Dat zijn bardiensten op zaterdag en twee trainingsavonden, de klus- en onderhoudsdienst op vrijdag, scheidsrechters, gastheren- en vrouwen die zorgen voor ontvangst van tegenstanders en scheidsrechters en EHBO-dienst. Ook eenmalige activiteiten, zoals hulp bij een jeugdevenement, komen in de app. Leden kunnen zich inschrijven zodra de nieuwe diensten in de app staan. “Dat heeft als voordeel dat mensen hun diensten kunnen draaien op momenten dat het hen uitkomt.”

Het grootste deel van de leden doet elk jaar keurig zijn/haar taken. Van ouders die meerdere kinderen op de club hebben wordt verwacht dat ze voor één kind de taken uitvoeren. Wie zich in december nog niet voor een eerste dienst heeft ingeschreven, krijgt in januari een afkoopfactuur. Wie in de rest van het seizoen alsnog diensten draait, krijgt het bedrag (naar rato van het aantal gewerkte uren) terug. Hulshof: “We werken nu zes jaar met de app. De eerste twee jaar was het nog wennen voor de leden. We hebben toen heel veel gecommuniceerd over het nieuwe systeem. Dat doen we nu ook naar nieuwe leden en ouders. Het staat in de welkomstmail en we vertellen erover. Sinds een jaar of vier loopt het erg goed. Heel af en toe staan er nog diensten open, maar dat komt niet vaak meer voor.”

'Plannen wanneer het mij uitkomt'

Nathalie Neeleman is moeder van een speler uit de O15-2 van BVCB. Vier keer per seizoen draait ze een bardienst. Die plant ze in via de Voetbal.nl app. “Heel handig, want ik kan ze plannen wanneer het mij uitkomt. In de app zie ik wanneer mijn zoon en man moeten voetballen. Daarnaast zie ik onder de tab vrijwilligersdiensten alle diensten die de komende maanden nog open staan. Je kunt een dienst aantikken en jezelf meteen inplannen.” Meestal plant ze meteen twee diensten in voor de eerste helft van het seizoen en dan in januari nog twee voor het tweede deel van het seizoen. “Dat staan ze maar vast. Het werkt heel simpel en gebruiksvriendelijk.”

Nu haar zoon ouder wordt, komt hij op een leeftijd waarop hij zelf ook vrijwilligerstaken kan gaan doen. Toch blijft Nathalie graag ook actief voor BVCB. “Het is hartstikke leuk en zo blijf je als ouder ook betrokken bij de club. En het is maar vier keer per jaar drie uurtjes. Die zijn zo voorbij.”

Kaderbeleid Meer weten over werven en ontwikkelen van nieuw kader? Klik hier.