FC Dauwendaele haalt veel informatie uit eindgesprekken met stoppende trainers

Gert-Jan van Leiden, Hoofd Opleiding bij FC Dauwendaele - Foto: Marjolijn Noordijk

Sinds afgelopen seizoen gebruikt FC Dauwendaele uit Middelburg het Stappenplan Kaderbeleid voor het werven, informeren, introduceren, op weg helpen, doorontwikkelen, doorstromen en uitstromen van jeugdtrainers. In de laatste stap, uitstromen, voert Hoofd Opleiding Gert-Jan van Leiden eindgesprekken met trainers die stoppen. “Daar kunnen we als vereniging veel van leren’’, zegt hij.

De eindgesprekken staan niet op zichzelf. Ten opzichte van voorgaande jaren voert Van Leiden gedurende het seizoen veel meer gesprekken met de trainers. Dat begint al bij de start van het seizoen. Terwijl de kinderen een kick-off-training afwerken, praat Van Leiden in de kantine met de trainers over hoe het seizoen eruit ziet, het technisch jaarplan en ook over de gesprekken die hij gedurende het jaar met alle trainers wil voeren. Van Leiden: “Na een week of vier spreek ik vervolgens met alle trainers over waar ze tegenaan lopen, of ze materiaal missen, hoe het contact met de ouders is en of we ze ergens bij kunnen helpen.”

In de winterstop volgt een tussenevaluatie over de eerste seizoenshelft. Daarin wordt ook besproken of de trainer al weet wat hij of zij het seizoen erna wil gaan doen. Vervolgens is er nog een gesprek in het voorjaar. En uiteraard is er regelmatig langs de lijn informeel contact tussen Van Leiden en de trainers. Daardoor kwam het in de meeste gevallen niet als een verrassing voor hem als een trainer zei dat die wilde stoppen. Met die trainers voerde hij daarna stop- of eindgesprekken.

Zo’n eindgesprek heeft meerdere doelen, zegt hij. “Ten eerste willen we weten waarom iemand wil stoppen. Als veel mensen dezelfde reden noemen, dan kunnen we daar misschien iets aan doen. Trainers meer begeleiden als daar behoefte aan is, bijvoorbeeld.”

Meerdere trainers per team

De meest genoemde stopreden is tijdgebrek. Veel ouders hebben een baan en dan vinden ze twee keer training geven per week toch te veel. FC Dauwendaele probeert daarom de belasting naar beneden te brengen door meerdere trainers per team aan te stellen. “Op die manier hoeven trainers maar één keer training te geven. Het is niet ideaal, maar we hebben liever dat iemand wel één keer training kan geven dan helemaal niet”, zegt de Hoofd Opleiding. Ook probeert de vereniging trainingstijden in overleg met de trainers aan te passen. “Zo zou een team eigenlijk om half zes beginnen, maar dat is zes uur geworden omdat de trainer niet eerder op de club kan zijn vanuit zijn werk.”

Soms blijkt uit de gesprekken dat de trainersrol op dit moment niet past, maar dat iemand best betrokken wil blijven in een andere rol. Van Leiden: “Zo iemand proberen we erbij te houden. Een eindgesprek is een goede manier om achter iemands wensen te komen en ook het contact te houden.”

Samenwerking tussen club en trainer

FC Dauwendaele gebruikt de eindgesprekken tenslotte ook om de samenwerking tussen club en trainer goed af te sluiten. “Mensen ervaren de gesprekken als positief. Dat geldt niet alleen voor de eindgesprekken, maar voor alle gesprekken gedurende het seizoen. We zorgen op die manier dat trainers zich gezien en gehoord voelen. En het geeft de vereniging waardevolle informatie over wat we goed doen en wat we beter zouden kunnen doen.”

Wellicht kun je dingen aanpassen om te voorkomen dat iemand stopt of om iemand in een andere rol betrokken te houden bij de vereniging

FC Dauwendaele gaat dan ook zeker door met het voeren van gesprekken met trainers, inclusief eindgesprek als iemand stopt. Met alle trainers, niet alleen met de selectietrainers. “Iedereen is belangrijk. Ik kan de gesprekken nu nog allemaal zelf doen, omdat we geen veertig jeugdteams hebben. Maar bij grote verenigingen zou je het tussen een aantal mensen kunnen verdelen. Het is gewoon belangrijk om te weten wat er speelt en waarom iemand wil stoppen. Wellicht kun je dingen aanpassen om te voorkomen dat iemand stopt of om iemand in een andere rol wel betrokken te houden bij de vereniging.”

De eindgesprekken horen bij de zevende en laatste stap ‘uitstromen’ in het Stappenplan Kaderbeleid. Van Leiden werkte afgelopen seizoen het complete stappenplan uit voor zijn vereniging. “Ik ben HO, dus ik heb me vooral gefocust op jeugdtrainers. Maar onze vrijwilligerscoördinator kan er ook mee aan de slag voor andere vrijwilligers.”  Hij raadt andere verenigingen aan er ook mee aan de slag te gaan. “Het zorgt ervoor dat je echt nadenkt over wat je kunt doen om vrijwilligers te werven en te behouden.”

Stappenplan kaderbeleid