De verenigingsmanager vanuit het perspectief van de bestuurder

Bestuurders spraken onder andere over het takenpakket van een verenigingsmanager, aanleiding en doel van aanstelling, werkgeverschap, successen en valkuilen. - Foto: KNVB Media

Onlangs kwamen bestuursleden van zes verenigingen bij elkaar om vanuit het bestuurdersperspectief te praten over verenigingsmanager en diens rol. Er werd onder andere gesproken over het takenpakket, aanleiding en doel van aanstelling, werkgeverschap, successen en valkuilen. Bestuursleden van Alliance ’22 en DSS vertellen over hun ervaringen met de verenigingsmanager.

Alliance '22

Net voor de zomer van 2024 begon Chris Beck als verenigingsmanager van Alliance ’22. De aanstelling vloeide voort uit het de herziening van het vrijwilligersbeleid van de Haarlemse vereniging. “Er gebeurt nu veel meer op de club en er is meer betrokkenheid’’, zegt bestuurslid Nicole Verhoef.

De verenigingsmanager bij Alliance is vooral faciliterend. “Hij ontlast ons als bestuur’’, zegt Verhoef. De organisatie is beter neergezet. Er wordt nu meer en bewuster met commissies gewerkt. Een aantal heeft geen voorzitter, maar de verenigingsmanager fungeert als coördinator. “We zien hierdoor een toename in het aantal commissieleden’’, zegt Verhoef.

Sinds anderhalf seizoen werkt Alliance met een borgsysteem voor vrijwilligerstaken. Elk lid betaalt 150 euro (met een maximum van 300 euro per gezin) als borg. Wie een minimaal aantal uur vrijwilligerswerk doet (vorig seizoen 15 uur, dit seizoen 12 uur), krijgt de borg terug. Trainers en ander vaste vrijwilligers zoals wedstrijdsecretarissen zijn vrijgesteld van het systeem omdat zij veel meer uur dan die 12 aan de vereniging besteden. Beck zorgt er als verenigingsmanager voor dat ouders en leden zich via de Voetbal.nl app makkelijk kunnen inschrijven voor openstaande taken, zoals bardiensten, wedstrijdtafel, fluitbeurten en andere terugkerende of incidentele taken. Ook levert hij elk kwartaal een overzicht van het aantal uur dat ieder lid of ouder heeft gedraaid aan bij de penningsmeester, zodat die de borg terug kan betalen. Verhoef: “Dat is een enorme administratie. Als bestuur hebben we daar geen tijd voor, maar Chris kan dat in zijn uren wel. Dankzij dit systeem krijgen we alle taken makkelijker vervuld.”

Borgsysteem

Het salaris van de verenigingsmanager, die sinds dit seizoen 28 uur per week in dienst is (vorig seizoen 24), wordt grotendeels betaald uit het borgsysteem. “Een deel van de ouders en leden kiest ervoor af te zien van taken en die 150 of 300 euro te betalen. Liever hebben we dat zoveel mogelijk mensen zich inzetten, ook omdat dat het verenigingsleven ten goede komt. Daarom is de financiële prikkel best fors. Maar van de borg die overblijft kunnen we de verenigingsmanager deels betalen. We wilden de contributie niet te veel verhogen toen we hem aanstelden.”

De verenigingsmanager is de derde betaalde kracht binnen Alliance, naast de hoofdtrainer en de Hoofd Jeugdopleiding. Daarom heeft de vereniging inmiddels een HR commissie in het leven geroepen. “Natuurlijk hadden we ook voor die tijd het met de contracten goed geregeld. Maar als werkgever komt er meer bij kijken dan alleen het arbeidscontract. In de commissie zit iemand met een HR achtergrond, waardoor we een betere werkgever kunnen zijn’’, zegt Verhoef.

Zowel het bestuur als de hele vereniging heeft baat bij de verenigingsmanager, vindt ze. “Er  blijven nu minder taken liggen, de commissies zijn actiever en groter. Daardoor gebeurt er veel meer op de club. Er is veel meer enthousiasme, de leden zijn meer betrokken en vrijwilligers worden meer gewaardeerd en in het zonnetje gezet. Met het aanstellen van de verenigingsmanager is een vliegwieleffect ontstaan.”

DSS

Sinds vorig seizoen heeft DSS uit Haarlem een verenigingsmanager. Patrick Tenthof is voor 24 uur per week in dienst van de club met 1200 leden. “Hij is echt de spin in het organisatorische web geworden’’, zegt voorzitter Martijn Egner.

Een van de taken van de verenigingsmanager van DSS is het managen van de verschillende commissies die niets met voetbaltechnische zaken te maken hebben, zoals de barcommissie, evenementencommissie en de sponsorcommissie. “Die hebben allemaal een coördinator en Patrick bespreekt met hen de gang van zaken en coördineert ook de onderlinge afstemming en agenda, zodat er bijvoorbeeld voor een toernooi extra barbezetting geregeld wordt.”

Ook moet de verenigingsmanager de cohesie binnen de club waarborgen en zorgen dat er voor alle doelgroepen aandacht is. “De ouders van de mini’s moeten bijvoorbeeld weten dat er voetballende mama’s en papa’s zijn en de O13-2 moet ook weten dat we een eerste vrouwenelftal hebben, bijvoorbeeld. We zijn een grote club en dan is het risico dat we elkaar uit het oog verliezen.”

Administratie en organisatorische taken

Tot slot neemt de verenigingsmanager het bestuur veel administratie en organisatorische taken uit handen. Egner noemt als voorbeeld dat sinds dit seizoen iedere trainer/coach bij de club een EHBO- en reanimatiecertificaat moet halen. “Dit hadden we nooit zonder Patrick kunnen organiseren. Hij organiseert alle cursusavonden en legt vast wie wanneer het certificaat heeft gehaald. Dat is een flinke extra taak dat we als vrijwillig bestuur gewoon niet erbij kunnen hebben.”

Egner merkt dat er sinds de aanstelling van de verenigingsmanager meer rust in de organisatie van de verenging is gekomen. “Dat geldt ook voor het bestuur. We kunnen ons nu veel meer bezig houden met besturen. We hebben een beleidsplan voor de komende vijf jaar gemaakt en de volgende vergadering staat helemaal in het teken van de begroting voor volgend seizoen. We zijn nu bezig met de grote lijnen in plaats van de dagelijkse zaken zoals de barbezetting van de komende zaterdag.”

Extern geworven

DSS heeft de verenigingsmanager bewust extern geworven. “We wilden graag iemand zonder DSS DNA, iemand die niet bang was om tegen heilige huisjes aan te schoppen en ons ook als bestuur een spiegel voor kon houden.” Dat was best spannend, erkent Egner. “Maar ook nodig om een aantal zaken te veranderen.”

Al met al is Egner zeer positief over het aanstellen van een verenigingsmanager. “Met 1200 leden, 70 trainers, verschillende commissies, een technisch manager mannen- en vrouwenvoetbal en een voetbalkadercoach zijn we in de praktijk een bedrijf. Zeker voor grote verenigingen is het gewoon niet meer te doen om als onbezoldigd bestuur alles te managen. Natuurlijk zijn er ook hier discussies over de kosten. Die moeten uiteindelijk uit de contributie betaald worden. Daar zijn zeker vragen over gesteld tijdens de ALV. Maar we kunnen goed onderbouwen wat Patrick allemaal doet en dat dat het geld waard is.”