Nieuwe sponsors in tien stappen

Het werven van sponsors kan makkelijker zijn dan je denkt, sterker nog: het kan zelfs heel leuk zijn! Met een gedegen plan en structuur én een goed functionerende organisatie zorg je dat je effectiever en succesvoller sponsors werft.

Dit 10-stappenplan helpt je hierbij en zorgt ervoor dat je niet te veel tijd kwijt bent met het maken van beleidsstukken maar vooral gewoon aan de gang kunt. Sponsors vinden begint namelijk altijd bij het stellen van de vraag.

Werving is een continu proces

Het is van belang om de werving van sponsors een continu proces te laten zijn, niet een eenmalige actie. Door ervoor te zorgen dat er elke maand een aantal nieuwe potentiële sponsors wordt benaderd, ontstaat een continue stroom en een structuur. Uiteraard zijn er altijd wel piekmomenten, bijvoorbeeld na een netwerkbijeenkomst of aan het begin van het seizoen. Houd hier in de planning en de bezetting rekening mee. 

Er zijn vier hoofdbronnen van nieuwe sponsors te onderscheiden. Bekijk ze hieronder.

Stap 1: Selecteren van een potentiële sponsor

Je wilt een sponsor werven, maar hoe kom je aan potentiële sponsors en hoe bepaal je welk bedrijf je gaat benaderen? Er zijn vier hoofdbronnen van nieuwe sponsors te onderscheiden. De genoemde volgorde is willekeurig. Begin met de doelgroep waar je zelf de grootste kans op succes verwacht.

1. Sponsors werven uit het eigen netwerk: het ledenbestand 

Het is niet nieuw dat de meeste sponsors van clubs via het eigen ledenbestand komen. Het is vaak het bedrijf van de vader van een jeugdlid of een oud-speler met een eigen bedrijf. Je kan natuurlijk mensen aanspreken langs de lijn, maar er zijn meer mogelijkheden.

2. Sponsors werven onder leveranciers

Vraag een lijst op bij de penningmeester van alle crediteuren. Deze bedrijven hebben een afhankelijkheid en dus een belang bij de vereniging en deze afhankelijkheid is een gezonde basis voor sponsoring. Noteer ook de producten die in de kantine verkocht worden. Ook deze merken of hun concurrenten zijn potentiële sponsors.

3. Sponsors werven uit de directe omgeving

Bekijk in Google-maps welke bedrijven in de directe omgeving van de club gevestigd zijn. Deze bedrijven zijn bekend met de club, maar het is ook een voordeel dat de leden van de club vaak in de buurt van hun bedrijf zijn. Bekijk de sponsors bij andere clubs en noteer de sponsors die bij meerdere clubs sponsoren of waar je zelf een warme relatie of ingang hebt.

4. Sponsors werven onder lokale adverteerders

Via de club kan een heel specifieke doelgroep worden bereikt. Leden van de vereniging wonen immers vaak in de directe omgeving van de club en hebben een specifiek profiel. Bedrijven die lokaal adverteren via de lokale krant, via billboards of huis-aan-huis-folders zijn in deze mensen geïnteresseerd en zijn gewend geld uit te geven om deze te bereiken.

Stap 2: Vergaren van informatie over de potentiële sponsor

Voordat een sponsor benaderd wordt is het handig om je te verdiepen in het bedrijf. Bekijk de website van de sponsor zorgvuldig en zorg dat je het antwoord op de volgende vragen kent. Dit zijn de aanknopingspunten die je kan gebruiken bij het benaderen van de sponsor.

  • Wie is er binnen het bedrijf verantwoordelijk voor marketing en sponsoring?
  • Sponsort het bedrijf al andere verenigingen? Zo ja, op welke manier?
  • Is er iemand van de vereniging actief bij het bedrijf?
  • Heeft het bedrijf lokaal concurrenten?
  • In welke branche is het bedrijf actief?
  • Wat zijn de belangrijkste actualiteiten in deze branche?
  • Wie is de doelgroep van het bedrijf? Particulieren of bedrijven? Jeugd of volwassenen?
  • Waarover communiceert het bedrijf op de website?
  • Zijn er acties (of vacatures) die interessant zijn voor de leden?
  • Welk motief is het meest waarschijnlijk bij dit bedrijf (zie motieven)?

Stap 3: Selecteren van een geschikte sponsormogelijkheid

Op basis van je inventarisatie uit stap 2 kies je een bijpassende sponsormogelijkheid. Hierbij zijn het budget, motief en doelstelling leidend. Probeer niet in je eerste aanbod het onderste uit de kan te halen en kies voor een laagdrempelige sponsormogelijkheid waar de grootste kans op succes voor het binnenhalen van de sponsoring zit.

VVZA uit Amersfoort wist nieuwe sponsors aan zich te binden door een 'reclamebordactie'.

Stap 4: Opstellen van een aanbod aan de sponsor

Stel het aanbod voor de sponsor op. Richt je hierbij vooral op wat het bedrijf met sponsoring te winnen heeft. Het gaat nu met name om wat de sponsor met de sponsoring kan bereiken en niet om wat het de clubs oplevert of de geselecteerde sponsorvorm.

In het aanbod doe je wel een concreet voorstel voor een sponsorvorm en vermeld waarom je deze vorm geselecteerd hebt. Vergeet hierbij niet de concrete kosten te vermelden. Hierop oriënteren bedrijven of het voor hen haalbaar is. Wijs sponsors eventueel op aanvullende mogelijkheden om het doel te bereiken. Dit geeft aan dat je als club het belang van de sponsor voorop stelt en bereid bent met de eventuele sponsor mee te denken. Laat de prijzen voor deze opties achterwege. Vaak werken alle verschillende keuzes verwarring in de hand. Bovendien zijn alle prijzen in de sponsorbrochure terug te vinden.  

Sponsorpakketten en prijzen Sponsorpakketten en prijzen Lees hier meer over sponsorpakketten en prijzen.

Stap 5: Doen van het aanbod

De grootste kans op succes heb je als je een persoonlijke afspraak met de sponsor hebt

De grootste kans op succes heb je als je een persoonlijke afspraak met de sponsor hebt. Maar deze vorm van ‘verkoop’ kost ook het meeste tijd. Het is in veel gevallen helemaal niet verkeerd om een eerste voorstel telefonisch of zelfs schriftelijk per brief of per e-mail te doen. Zorg dat de brief of mail concreet en bondig is. Een goede brief beslaat maximaal 1 pagina A4. Voeg als bijlage de sponsorbrochure toe.

Indien je telefonisch contact hebt, stuur dan altijd alsnog een mail met het aanbod na. Hiermee wordt bevestigd wat telefonisch is besproken en heeft het bedrijf de gelegenheid om het nog eens na te lezen en zich in de overige sponsormogelijkheden te verdiepen. Geef hierin altijd de mogelijkheid om een persoonlijke afspraak te maken. Tijd is kostbaar, ook voor het bedrijf. Ze zullen alleen om een afspraak vragen als de interesse concreet is.

Stap 6: Opvolging van het aanbod

Opvolging is noodzakelijk om tot verkoop te komen. De situaties waarin een potentiële sponsor direct aangeeft te willen sponsoren, zijn zeldzaam. Ook in dit geval telt dat ‘de aanhouder wint’. Probeer irritatie te voorkomen en te vragen wanneer het bedrijf verwacht een besluit te kunnen nemen (voorkeur) of noem zelf een termijn, bijvoorbeeld twee weken. Ben hierna niet bang om na verloop van deze termijn weer te herinneren. Dat getuigt immers van professionaliteit en een goede organisatie. Blijf niet oneindig opvolgen, maar een keer of 5 is niet onverstandig.

Neem je potentiële sponsors altijd op in een database en zorg dat ze met enige regelmaat een bericht van je krijgen. Neem ze bijvoorbeeld mee in de sponsornieuwsbrieven. Dan krijgen ze een beeld van wat er allemaal voor sponsors gebeurt binnen jullie club.

Als een bedrijf aangeeft geen sponsor te willen worden, vraag dan altijd naar de reden. Noteer deze goed en gebruik deze later (niet direct!) voor een nieuwe poging. Geeft een bedrijf bijvoorbeeld aan geen sponsorbudget meer te hebben, dan is het slim om een volgende keer beroep te doen op het advertentiebudget en het bedrijf te wijzen op de mogelijkheden voor het adverteren op de website. Verwijs in je tweede aanbod dan ook naar het eerdere contact.

Neem je potentiële sponsors altijd op in een database en zorg dat ze met enige regelmaat een bericht van je krijgen.

Stap 7: Ontvangen goedkeuring en informeren over de vervolgstappen

Indien een bedrijf aangeeft sponsor te willen worden reageer, dan enthousiast en snel. Geef in de mail aan wat de vervolgstappen zijn en wat je nodig hebt om de sponsoring te kunnen uitvoeren.

Stap 8: Opstellen van het sponsorcontract

Zorg dat de afspraken altijd per brief of mail worden bevestigd

Het is natuurlijk altijd aan te raden om een sponsorcontract op te stellen. Het kan echter altijd zo zijn dat een bedrijf liever geen contract tekent, of dat het een te grote drempel is ten opzichte van het sponsorbedrag. Zorg in dat geval dat de afspraken altijd per brief of mail worden bevestigd en wacht met het uitvoeren van het sponsorcontract tot de eerste factuur is voldaan. Hierdoor voorkom je een financieel risico voor de club. Probeer een tekenmoment te organiseren en leg dit met een foto vast. Dit is leuk nieuws voor in de volgende nieuwsbrief en sponsornieuwsbrief en geeft de sponsor aan dat hij serieus wordt genomen. 

Stap 9: Uitvoeren van het sponsorcontract

Uitvoering van de gemaakte afspraken is eigenlijk de belangrijkste stap. Zorg dat je hierbij in de lead bent en het initiatief houdt. Communiceer ook duidelijk wanneer welke tegenprestatie gerealiseerd wordt en informeer de sponsor als het gerealiseerd is. Maak bijvoorbeeld een foto van het sponsorbord, of –beter nog- plaats een nieuwsbericht op je website en sociale media en stuur een link naar dit bericht naar de sponsor.

Stap 10: Evaluatie en eventueel aanpassing van de sponsoring

Plan een paar maanden na de start van de sponsoring een gesprek in

Plan een paar maanden na de start van de sponsoring een gesprek in en bespreek de voortgang en de eerste resultaten. Ga daarna dieper in op de wensen en vragen van de sponsor. Nu je jezelf als partner hebt bewezen is de kans groter dat de sponsor de samenwerking wil uitbreiden. Laat de sponsor hier zelf mee komen, bijvoorbeeld door te vragen welke kansen het bedrijf nog binnen de vereniging ziet en hoe deze kansen te benutten zijn.

Het is natuurlijk ook mogelijk dat een sponsor ontevreden is en misschien zelfs wil stoppen. Dan is het nog belangrijker om goede vragen te stellen en goed te luisteren naar de feedback. Vraag om een kans om te kunnen verbeteren en spreek een termijn af waarin de verbetering wordt gerealiseerd. Als je de feedback van een sponsor goed gebruikt en de verbetering weet te realiseren is de kans groot dat je sponsor graag sponsor blijft en zeer positief wordt over de sponsoring.

Jaarlijkse evaluatie Jaarlijkse evaluatie Lees hier meer over de jaarlijkse evaluatie.

Persberichten naar lokale media

Wist je dat de lokale pers graag informatie over het reilen en zeilen van de vereniging verspreidt? Stuur daarom als er een nieuwe sponsor is altijd een persbericht naar de lokale media. Als het wordt geplaatst is het eerste resultaat al een feit, bovendien kan dit voor andere bedrijven ook een aanleiding zijn om te gaan sponsoren.

Laatste nieuws

Om je bezoek aan onze websites optimaal te laten verlopen, maken wij gebruik van cookies. Cookies om het verkeer over onze sites te analyseren en cookies om (advertentie)inhoud te personaliseren en sociale media content aan te bieden. Natuurlijk vinden wij je privacy belangrijk, daarom kun je deze cookie-instellingen zelf beheren. Hoe wij omgaan met de gegevens die op basis van de geplaatste cookies verkregen zijn, leggen wij uit in onze cookie- en privacyverklaring.