'Snelle en efficiënte' digitale ALV zorgt voor tevredenheid bij DEVO’58

De digitale ALV resulteerde in een grotere aanwezigheid dan gemiddeld bij een ‘normale’ ALV. - Foto: KNVB Media

Verenigingen zijn op zoek naar alternatieve manieren om de algemene ledenvergadering te organiseren, omdat er vanwege het coronavirus nog geen grote fysieke bijeenkomsten mogelijk zijn. Zo organiseerde DEVO ’58 in mei een digitale ALV via Facebook en Microsoft Teams, wat resulteerde in een grotere aanwezigheid dan gemiddeld bij een ‘normale’ ALV. Voorzitter Marleen Graat is positief: "Wij gaan in de toekomst mogelijk altijd de ALV ook digitaal aanbieden."

Een spoedwet die eind april werd aangenomen maakte het voor verenigingen mogelijk in coronatijd toch een algemene ledenvergadering te beleggen waardoor besluiten alsnog doorgang kunnen vinden. Op grond van de zogenaamde COVID-wet kan het bestuur van de vereniging bepalen dat de ALV volledig digitaal gaat plaatsvinden en dat door de leden ook digitaal moet worden gestemd. DEVO’58 maakte gebruik van deze mogelijkheid omdat de club een nieuwe penningmeester wilde installeren in het bestuur. "Zeker in deze tijd, waarbij er natuurlijk veel aandacht is voor de financiën bij clubs, is het belangrijk dat de penningmeester zijn of haar taken volledig kan uitvoeren", zegt Graat.

Nadat alle regels uitvoerig werden bestudeerd en de eigen statuten waren bekeken, stelde het bestuur een plan op de voor de digitale ALV. "In het plan hebben we van A tot Z uitgelegd hoe de ALV eruit zou komen te zien, wat het onderwerp zou zijn, wat de procedure was en hoe je kon meekijken en stemmen", legt Graat uit.

Stemmen via Surveymonkey

DEVO’58 koos er in eerste instantie voor een besloten Facebook-groep aan te maken voor de ALV. Toen bleek dat niet alle leden over een Facebook-account beschikken, is ook Microsoft Teams gebruikt zodat alle leden live konden meekijken met de ALV. De leden konden zich aanmelden voor de Facebook-groep en ontvingen via de mail een linkje voor Microsoft Teams. Omdat er voor toegang tot beide tools toestemming gegeven moest worden, kon DEVO’58 eenvoudig controleren wie zich aanmeldden.

De ALV werd uitgezonden vanuit de kantine van de vereniging. Naast de voorzitter en nieuwe penningmeester waren ook de secretaris, iemand voor de techniek en een vrijwilliger aanwezig. Er werden laptops opgesteld om de ALV uit te zenden. "Het is een rare gewaarwording omdat je voor een scherm presenteert en de mensen niet ziet. Maar het ging heel goed", blikt Graat terug. "Via de chats in Facebook en Microsoft Teams konden mensen hun vragen stellen. De stemprocedure verliep via Surveymonkey. Alle leden, ook degenen die niet aanwezig waren bij de digitale ALV, kregen een linkje naar het formulier en konden zo hun stem uitbrengen. Ze hoefden alleen een aantal persoonlijke gegevens in te vullen en aan te geven of ze voor de stemming waren, tegen de stemming of zich onthielden van stemming. Er is tijdens de ALV een pauze van vijf minuten ingelast om de stemmen te tellen en daarna is de uitslag bekendgemaakt."

Drempel voor aanwezigheid lager

Omdat je eenvoudig vanuit huis kunt meekijken, kun je met een digitale ALV meer mensen bereiken

Volgens Graat zit er een aantal grote voordelen aan een digitale ALV. "De vergadering was heel efficiënt en duurde in totaal maar twintig minuten. Bovendien kwamen er meer leden op af dan gemiddeld bij een ALV van ons. De drempel om ‘aanwezig’ te zijn is veel lager. Je hoeft niet naar een locatie te gaan en kunt eenvoudig vanuit huis meekijken en meebeslissen. Met een digitale ALV kun je meer mensen bereiken. Ik denk dat wij in de toekomst onze ALV’s nog steeds fysiek organiseren, maar dat we het ook digitaal gaan uitzenden."

Graat plaatst wel een aantal kanttekeningen bij het slagen van een digitale ALV. "Het is belangrijk dat je het profiel van je leden goed in kaart hebt. DEVO’58 heeft voornamelijk leden tussen de 20 en 35 jaar. Die zijn digitaal opgegroeid met internet en social media. Voor ouderen is het wellicht lastiger om via een laptop of tablet een vergadering te bekijken en digitaal te stemmen. Daarnaast is het belangrijk om van één tool gebruik te maken. Duidelijkheid is namelijk essentieel. Het moet voor alle leden duidelijk zijn hoe zij aan de vergadering kunnen deelnemen. Tot slot zou ik bij heel belangrijke beslissingen de voorkeur geven aan een fysieke ALV, omdat je dan eenvoudiger de dialoog met de leden kunt aangaan. Maar al met al is de digitale ALV door zowel de leden als het bestuur erg goed bevallen. Het was snel, efficiënt en overzichtelijk. Een goede oplossing in moeilijke tijden."

Drive thru ALV

Door het hele land verzinnen clubs creatieve manieren om de algemene ledenvergadering te organiseren. Zo vond de ALV van Be Quick 1887 plaats op de tribune van de vereniging. Tachtig mensen waren aanwezig bij de geïmproviseerde vergadering. Juventa’12 ging nog een stap verder en organiseerde een drive thru op de parkeerplaats voor het sportpark. Vanuit de auto of op de fiets kon iedereen zijn stem uitbrengen over het verplaatsen van selectievoetbal van de zondag naar de zaterdag. De bijzondere ALV kon op bijna 250 aanwezigen rekenen.