Gebruik 'boerenverstand' helpt Be Quick’ 28 op moderne manieren besturen

KNVB Media
KNVB Media
1 mei, 10:26

Be Quick'28 past de principes van Lean en Agile toe, waardoor er sneller en efficiënter wordt gewerkt. - Foto: KNVB Media

Verstand van voetbal heeft hij naar eigen zeggen niet. Maar dat is volgens Be Quick’28-voorzitter Alex van de Vosse geen probleem. “Kennis van voetbal is er genoeg binnen de vereniging. Als voorzitter moet je vooral een verbinder zijn en die rol is mij op het lijf geschreven.” In het dagelijks leven adviseert hij organisaties over het toepassen van Lean en Agile. Principes die net zo goed in de voetbalwereld toegepast kunnen worden, betoogt hij. “Eigenlijk is het zo spannend niet hoor. Het is vooral een kwestie van boerenverstand.”

Is er expliciet aangekondigd dat er bij Be Quick’28 volgens de principes van Lean gewerkt ging worden? Alex van de Vosse schudt zijn hoofd. "Nee. Ik denk dat een aantal zaken gewoon in mijn manier van werken zit. We zijn aan de slag gegaan en proberen daarbij een aantal principes toe te passen. Over die principes kan je heel ingewikkeld doen, maar uiteindelijk is het gewoon een kwestie van boerenverstand."

Wel zijn de achterliggende principes – kortcyclisch werken, multidisciplinair werken, procesdenken, kijken naar de grondoorzaken en leiderschap – inmiddels geruisloos doorgevoerd in hoe de Zwolse voetbalvereniging bestuurd wordt. Van de Vosse lacht. "Dat klinkt toch weer ingewikkeld hè? Maar in de praktijk is dat niet zo."

Kortcyclisch werken

Ik heb geprobeerd het beleidsplan op één vel papier te schrijven, dat dwingt je om veel concreter te worden

Om bij dat eerste – kortcyclisch werken – te beginnen: "Binnen een vereniging zie je meestal dat er een beleidsplan voor twee of drie jaar wordt geschreven. Vaak zijn dit enorm lijvige plannen die vervolgens onder in de la verdwijnen om er misschien eens per jaar vlak voor de ledenvergadering weer uit te worden gehaald. Bij Be Quick heb ik geprobeerd om het plan op één vel papier te schrijven. Dit is handzamer want je kunt het er zo bij pakken of aan de muur hangen. En omdat je maar een pagina tot je beschikking hebt, dwingt het je om veel concreter te worden."

Eens per maand wordt er gekeken waar de club staat, ten opzichte van het plan. "Je gaat kijken wat je doelstellingen zijn en aan welke knoppen je kan draaien om die plannen te bewerkstelligen. Als je bijvoorbeeld naar een bepaald ledenaantal wilt, zul je moeten bekijken welke acties je nu moet doen om daar te komen. Eigenlijk kijk je steeds waar je staat, waar je had willen staan en wat dat betekent voor de nabije toekomst." En blijkt dat de doelstelling niet relevant is, dan kan dat worden aangepast. "Het plan is niet in beton gegoten. Er kan indien gewenst best iets af of bij worden geplaatst. De tijd staat niet stil hè. Kijk naar de coronacrisis. Zoiets verandert alles." De kunst is om er regelmatig bewust bij stil te staan. "Eigenlijk is eens per maand nog te weinig maar voorlopig doen we het ermee."

Multidisciplinair denken

Het tweede principe is multidisciplinair denken. En daar is veel winst te behalen bij de gemiddelde voetbalclub, denkt Van de Vosse. "Je hebt elkaar nodig om dingen goed te kunnen regelen en dan is het goed wanneer je niet alleen op je eigen eilandje blijft, maar verder kijkt naar het belang van de club als geheel. Veel voetbalclubs werken met commissies waar vaak figuurlijk een Berlijnse Muur tussen staat. Dit proberen wij bij Be Quick te doorbreken."

Soms moet je buiten de gebaande paden durven denken; ik probeer mensen uit te dagen om te experimenteren

"Hierbij moet je ook buiten de gebaande paden durven denken; ik probeer mensen uit te dagen om te experimenteren. Soms moet je gewoon iets proberen; werkt het niet, dan werkt het niet, maar dan heb je het in ieder geval geprobeerd. Nu zie ik vaak dat we alles bij het oude willen houden. En als ik dan vraag waarom, komen mensen vaak niet veel verder dan ‘zo hebben we het altijd gedaan’ of ‘zo ging het vroeger ook toen ik bij de jeugd voetbalde’. Voor mij een reden om het juist dan anders te gaan doen."

De voetbalsport is in die zin ook best conventioneel, weet hij inmiddels uit eigen ervaring. "Ik kom zelf uit de wielersport en het schaatsen, daar zijn ze een stuk vooruitstrevender. Kijk naar het gebruik van data. In de wielersport gebeurt dat al een jaar of 25, in het voetbal is dat pas net in opkomst. Of kijk naar core stability, al jaren gemeengoed in het schaatsen, maar pas de laatste jaren wordt het ook gebruikt in het voetbal. Dat zie je ook terug in de besturen en commissies van voetbalverenigingen, die vaak bestaan uit blanke mannen van gemiddelde leeftijd. Niets mis mee hoor, we moeten blij zijn met iedereen die een bijdrage wil leveren. Bij Be Quick is dat niet anders terwijl wij een multiculturele vereniging zijn met een florerende vrouwentak. Een betere afspiegeling daarvan in het bestuur en de commissies zou volgens mij een andere dynamiek geven en tot frisse ideeën leiden."

Procesdenken

Het derde principe is dat van het procesdenken. "Veel zaken zijn terugkerende processen. Die zouden dus voorspelbaar moeten zijn. Dat geldt misschien wel voor negentig procent van de dingen die je doet op een club en toch worden we nog vaak verrast. Denk aan het aanmelden van nieuwe leden, het indelen van teams, het aanstellen van de trainers of het organiseren van toernooien of feestavonden. Dat keert ieder jaar terug. Dan is het prettig als je vastgelegd hebt; zo doen wij dat. Dit is erg belangrijk, zeker als je wisselingen hebt in je vrijwilligers."

Zo’n proces ontbrak bij Be Quick bijvoorbeeld rondom het indelen van de teams. "Elk jaar was dit weer een ontdekkingsreis. Nu hebben we daar een draaiboek voor en is het een voorspelbaar proces geworden. In het draaiboek ligt vast wie wanneer wat moet doen en wanneer zaken gecommuniceerd worden. Zo is het voor iedereen helder hoe de zaken gaan en dit voorkomt een hoop discussie. Discussie is nuttig, begrijp mij niet verkeerd, maar ik wil elke discussie maar een keer voeren, anders blijf je brandjes blussen. Na zo’n discussie nemen we een besluit hoe we het gaan doen en dat leggen we vast. Dan is het voor iedereen duidelijk hoe we het de volgende keer gaan doen."

Kijken naar grondoorzaken

Dat principe sluit direct aan op het vorige punt; om goede en duurzame oplossingen te vinden moet je kijken naar de grondoorzaken. "Je moet rustig kijken naar wat het achterliggende probleem is voordat je in de actiemodus springt. Als je dat doet, hoef je ieder brandje maar één keer te blussen. Zeker als er paniek is, betekent dit vaak eerst de-escaleren en eventueel een ‘noodverbandje’ plakken. Daarna moet je in alle rust kijken wat er nu echt aan de hand was en daar een passende oplossing bij zoeken."

Het laatste principe is dat van leiderschap. Bij Lean gaat men uit van de kracht van de professional op de werkvloer. Daar zit immers de kennis. "Zet de professional in z’n kracht", tipt Van de Vosse daarover. "Zorg dat de verantwoordelijkheid laag in de organisatie ligt en laat die daar ook liggen. Zolang de doelstellingen voor iedereen helder zijn en je volgt dat nauwgezet, dan kan dat ook. Dan zal er vast wel eens iets fout gaan of zullen mensen zaken anders doen dan jij misschien zelf had gedaan, maar dat is niet erg."

"Daar hoort bij dat mensen fouten mogen maken en er niet keihard op afgerekend worden. Vanuit het bestuur zitten wij er zeker zo in, maar de omgeving is wel eens minder vergevingsgezind. Mensen vergeten soms dat een vereniging uit vrijwilligers bestaat en zijn bikkelhard in hun oordeel. Als een ding belangrijk is, is dat je dan als bestuur voor je vrijwilligers gaat staan.”

Boerenverstand gebruiken

Hij zou het andere clubs van harte aanraden op een dergelijke manier de club te besturen. "Ja, absoluut. Het zijn een paar principes die helpen om een voetbalclub op een moderne manier te besturen. En je hoeft daarvoor geen kennis te hebben van Agile of Lean. Gewoon je boerenverstand gebruiken, dat is voldoende."

Agile is een projectfilosofie waar lean onder valt. Het is een manier van denken, werken en organiseren die draait om wendbaarheid. Een wendbare organisatie zijn wordt belangrijker, omdat klanten, markten en technologieën sneller veranderen dan ooit tevoren. Lean is een manier van werken waarbij alles en iedereen in de onderneming zich richt op het creëren van waarde voor de klant in alle processen. Commerciële organisaties en de publieke sector maken steeds vaker gebruik van deze principes. Ook de KNVB zet de uitgangspunten van deze manieren van werken sinds een tijd steeds vaker in waar dat kan. Het werkt waar dat kan kort cyclisch, zoveel mogelijk transparant, multidisciplinair over afdelingen heen en actiegericht inspelend op veranderingen. Ook loopt er een pilot om clubs te helpen met agile werken. Heb je hier vragen over of ben je nieuwsgierig hoe dit voor jou club kan werken? Naam dan contact op met de KNVB.

KNVB Contact

Bel KNVB Contact voor aanvullende vragen aan de KNVB.

Gerelateerd nieuws

Laatste artikelen

Om je bezoek aan onze websites optimaal te laten verlopen, maken wij gebruik van cookies. Cookies om het verkeer over onze sites te analyseren en cookies om (advertentie)inhoud te personaliseren en sociale media content aan te bieden. Natuurlijk vinden wij je privacy belangrijk, daarom kun je deze cookie-instellingen zelf beheren. Hoe wij omgaan met de gegevens die op basis van de geplaatste cookies verkregen zijn, leggen wij uit in onze cookie- en privacyverklaring.