FC Axel loopt voorop met eigen AVG-dossier

Ruud Scheper
KNVB Media
6 november, 12:15

FC Axel-voorzitter Nic Heijens las zich uitvoerig in en bouwde voor zijn vereniging een heus AVG-dossier op. - Foto: KNVB Media

Hij zou een lopend AVG-dossier zijn, zo kopte de lokale media. FC Axel-voorzitter Nic Heijens lacht. “Je moet niet alles geloven wat er in de media staat hè.” Toch is het niet helemaal buiten de waarheid. “Ik heb er veel tijd in gestoken om alles op orde te krijgen. Dat klopt wel.”

Sinds mei van dit jaar is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze wet versterkt de positie van de mensen van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Organisaties die persoonsgegevens verwerken, waaronder dus voetbalclubs, hebben sindsdien meer verplichtingen gekregen om op een juiste manier om te gaan met deze gegevens. Concreet houdt dit in dat verenigingen moeten opschrijven hoe zij omgaan met persoonsgegevens van hun leden, vrijwilligers en fans. Met deze documentatieplicht kunnen clubs aantonen dat zij voldoen aan de AVG.

AVG-dossier

Toen FC Axel-voorzitter Nic Heijens begin dit jaar hoorde over de nieuwe wetgeving ging hij er gelijk mee aan de gang. Hij las zich uitvoerig in en bouwde voor zijn vereniging een heus AVG-dossier op. “Ik vind het belangrijk om dat uitvoerig en volledig te doen”, vertelt hij. “Omdat ik vind dat je die plicht hebt als vereniging van zeshonderd leden.” Dat andere verenigingen het lastige materie vinden? Hij knikt resoluut. “Dat is het ook. Maar het is wel zaak om het goed te regelen en niet je kop in het zand te steken.”

Stappenplan AVG voor sportclubsVraag een gratis vouchercode aan bij afdeling verenigingsadvies van jouw district. Klik op 'Vouchercode inleveren', voer jouw vouchercode en gegevens in. Hierna ontvang je een mail met een usernaam en wachtwoord.

In het AVG-dossier van FC Axel is in verschillende rubrieken vastgelegd hoe er met de persoonsgegevens wordt omgegaan. “Daarin beginnen we met de vraag wat het AVG-dossier is en waarom het er is gekomen”, aldus de preses. Ook de AVG-verklaring, verkregen door het stappenplan van de Stichting AVG voor Verenigingen te volgen, is in het dossier opgenomen. “Dat is een enorme hulp geweest. Een aanrader voor verenigingen die niet weten hoe ze moeten beginnen."

  • Verenigingen kunnen gratis gebruik maken van het stappenplan AVG. Dit stappenplan helpt clubs om een goede start te maken om aan de slag te gaan met AVG.

Privacy policy

Vervolgens is ook de Privacy policy beschreven, een toelichting over hoe de vereniging met de persoonsgegevens om zal gaan, waar die voor worden gebruikt, hoe ze beveiligd zijn en hoe lang de gegevens bewaard worden. “In de Privacy policy – die we ook op de website hebben geplaatst zodat iedereen er toegang tot heeft – staat beschreven dat we op een discrete manier met de gegevens van leden omgaan en dat alleen de gegevens worden gebruikt die de KNVB van ons vraagt zodat zij kunnen voetballen. Maar ook dat een lid altijd recht op inzage heeft en indien gewenst recht op rectificatie of verwijdering van die gegevens.”

FC Axel-voorzitter Nic Heijens: 'Het is soms ook gewoon logisch nadenken. Als er een teamfoto wordt gemaakt en je wilt er niet op, dan zet je even twee stappen opzij. Zo moeilijk is dat niet'.

Binnen de vereniging komt een aantal mensen in contact met de persoonsgegevens, ook die personen zijn opgenomen in het dossier. FC Axel besloot een geheimhoudingsverklaring op te stellen en deze door dit achttal te laten tekenen. “Dan heb je het over mensen als de secretaris, de penningmeester, de jeugdvoorzitter enzovoort. Waarom we dat hebben laten doen? Dan heb je het formeel ook maar gewoon allemaal op orde.”

Geen geprinte lijstjes meer

Alles rondom de persoonsgegevens gebeurt inmiddels digitaal bij de Zeeuwse voetbalverenging, geprinte lijstjes behoren tot het verleden. “Want als je een ledenlijst afdrukt, dan ben je verplicht om exact te noteren wie er wanneer toegang heeft tot de kast waarin die gegevens liggen en hoe deze beveiligd zijn. Dat gaat ons een beetje te ver.” Maar ook bij de digitale verwerking wordt aan strenge veiligheidsregels voldaan. “Zo gebruiken we een gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen en maken we back-ups van de persoonsgegevens om die indien nodig te kunnen herstellen.”

Het stappenplan AVG voor sportclubs is een enorme hulp geweest

Op de algemene ledenvergadering deze week zal Heijens het dossier nog eens toelichten. De leden worden dan formeel om toestemming gevraagd, vertelt de preses. Niet onbelangrijk, want mocht er in de toekomst een discussie ontstaan, dan kan de club hierop altijd terugvallen.

Foto- en video-opnames

Hetzelfde geldt eigenlijk ook bij foto’s en video’s. Overal op het sportpark is met bordjes aangegeven dat er foto- en/of video-opnames kunnen worden gemaakt. “Met de bordjes maken wij degene die op ons sportpark komt duidelijk dat de mogelijkheid er is dat je wordt vastgelegd. Iemand die niet op de foto wil, kan dat aangeven. 999 van de duizend keer is dat geen probleem, maar dan heb je je in ieder geval wel ingedekt als vereniging. En het is soms ook gewoon logisch nadenken. Als er een teamfoto wordt gemaakt en je wilt er niet op, dan zet je even twee stappen opzij. Zo moeilijk is dat niet.” PrivacyKijk hier voor meer informatie.

Gerelateerd nieuws

Laatste artikelen

Terug naar boven